Mieter-Anfragen kommen rund um die Uhr — auf Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch, Spanisch und mehr. ailean klärt Routine-Anfragen autonom, qualifiziert technisch & rechtlich, und übergibt Ihrem Bewirtschafter nur das, was wirklich einen Menschen braucht. Damit Ihre Bewirtschafter wieder Bewirtschaftung machen — Eigentümer, Strategie, Werterhalt — statt Telefonketten.
Aus dem Live-Betrieb · Nov 2025 – April 2026 · 6 Monate
68%
Automatisierung
611 von 898 Anfragen autonom
10s
Antwortzeit Median
einstellig — 24/7
3'010
Wohneinheiten
308 Handwerker-Aufgebote
120+
Sprachen
Vom Schweizerdeutsch bis Mandarin.
Während Sie das hier lesen, klärt ailean Mieteranfragen — in jeder Sprache, rund um die Uhr — und gibt nur die ~32% an Ihren Bewirtschafter weiter, die wirklich einen Menschen brauchen.
Klärt erst. Technisch und rechtlich. Dann handelt sie.
Sie sehen alles. Sie entscheiden, was zählt.
ailean
Operative KI für Immobilienverwaltungen
Tipp: Sprache oben rechts · Modus per W · Reset per R
ailean— livePause
134Anfragen lfd. Monat
·
64%autonom gelöst
·
8 Sekø Antwortzeit
·
3'010Wohneinheiten
i
Live-Demo
Immo-Bewirtschaftungs AG
New
0
In Progress
0
Escalated
0
Handed Over
0
Paused
0
Resolved
0
Arbeiten — Meine Aufgaben
Was, wieso, mit wem, bis wann — priorisiert nach SLA-Deadline
ailean klärt parallel 23 Fällei
Mein SLA-Score · 30 Tage i
87%
↑ 3 pp über Team-Median (84%)
Legende
🔴 HeuteSLA < 24h
🟡 WocheSLA bis 7 Tage
🟢 SpäterSLA > 7 Tage
🤝 monitored
ailean bleibt am Fall (Reminders, Mieter-Updates).
✋ hand-off
ailean hat dokumentiert + übergeben — pausiert.
🤝Monitored by aileani0
ailean bleibt am Fall — erinnert Handwerker, hält Mieter informiert, eskaliert wenn nötig.
✋Hand-off (Mensch allein)i0
Vertrags-/Konflikt-Themen — ailean hat dokumentiert + übergeben, fasst Ticket nicht mehr an.
Heute fällig0
Wählen Sie eine Aufgabe aus, um den Kontext und die nächsten Schritte zu sehen
Portfolio-Insights
Was die Mieter-Kommunikation über Ihr Portfolio verrät — unbiased.
Analytics
Operational Intelligence aus der gesamten Mieter-Kommunikation
Vision-Vorschau · Roadmap H2 2026
⚡ Operational Intelligence — heute zum ersten Mal möglich
Die ersten objektiven Daten über Ihr Tagesgeschäft.
Basis: 412 Mieter-Vorgänge in Q2 2026 — die ohne ailean in Mailboxen, Anrufen und handschriftlichen Notizen unauswertbar geblieben wären. Was bisher Bauchgefühl war, ist jetzt eine Faktenbasis.
🛡
Trust
94%
korrekte autonome Klärung · von Bewirtschafter bestätigt
✓0 Halluzinationen über Vertragsinhalte (by design)
✓100% Vertragsthemen an Bewirtschafter — nie KI
✓Eskalations-Präzision 96% · keine False-Escalations
Stand jetzt:Alles im Plan. 2 Liegenschaften brauchen heute Ihre Aufmerksamkeit (Goldauerweg · Grünmatt-Haus B).Eigentümer-Report öffnen ›
💡 Aussagen, die ohne ailean nicht möglich gewesen wären
Wussten Sie das?
Sechs Erkenntnisse aus strukturierten Daten Ihres Tagesgeschäfts. Bisher in tausenden Mails, Notizen und Anrufen verstreut.
Mehrsprachige Inklusion
5 zusätzliche Sprachen
Bisher haben Sie systematisch DE+EN bedient. ailean beantwortet jetzt zusätzlich Italienisch (Polidori, Goldauerweg 304 · 5 J), Spanisch (Garcia, Goldauerweg 101 · 2 J) und Französisch (Dupont, Grünmatt A3-01 · 1 J) — direkt in Muttersprache, in unter 2 Min. Vor ailean: 24-48h Verzögerung + Bewirtschafter mit Übersetzer-Tool.
→ Service-Niveau einer Grossverwaltung — ohne zusätzliches Personal
Coverage-Paradox
267 von 412 nach 18h
65% der Anfragen kommen Werktags 18-22 Uhr oder am Wochenende. Beispiel 28.04. um 21:47: Heizungs-Ausfall Grünmatt B3 — ailean diagnostizierte in 12 Min und buchte Therm-Service auf 09:00. Bewirtschafter sah morgens nur „erledigt".
→ 5-Sterne-Mieter-Service ohne Schichtdienst aufbauen
Asset-Health-Signal
7 Vorgänge → 1 Ursache
Goldauerweg 8 · 1.OG: 7 Sanitär-Vorgänge in 30 Tagen aus den Wohnungen 101, 103, 104. Korrelations-Erkennung durch ailean: alle abends, nach Spülmaschinen-Lauf. → Steigleitungs-Defekt · LeckCheck-Diagnose 03.05. bestätigt. Ohne Pattern-Erkennung: 7× separate Wasser-AG-Einsätze ohne Resolution.
→ Capex CHF 18k jetzt vs. ~CHF 24k reaktive Folgekosten/Jahr
Mieter-Risiko-Frühwarnung
2 Mieterwechsel verhindert
Familie Schenk (Grünmatt B3-02 · 2.5 J): Sentiment 7.8 → 6.4 über 8 Wochen, ausgelöst durch 3 Heizungs-Anfragen. Familie Polidori (Goldauerweg 304 · 5 J): 8.5 → 5.8 wegen Lärm-Konflikt. Beide Risk-Flags von ailean automatisch eskaliert · Vor-Ort-Termine gebucht. Ohne ailean: bemerkt erst bei Kündigung.
→ Faustregel CHF 8-15k pro vermiedenem Mieterwechsel
Produktivitäts-Effekt
38h / Monat freigesetzt
Topic Heizung & Klima — 47 Anfragen / 30T. ailean klärt 38 davon autonom in 5 Sprachen: Lüften/Heizen-Erklärung (oft genügend), Diagnose-Fragen vor Handwerker-Einsatz, Termin-Koordination mit Therm-Service. Bei klassischer Bearbeitung Ø 12 Min/Ticket = 7.6h pro Woche Bewirtschafter-Zeit zurück.
→ Capacity für ~24 zusätzliche Wohnungen ohne neuen Hire
📨 Aufgebot wird an wasser-ag@example.ch versendet · Mieter erhält Termin-Vorschlag
📱 Mieter-Sicht · WhatsApp
9:41●●●● 📶 🔋
‹
ailean
online · antwortet meist sofort
📞 ⋮
Tippen Sie „Demo starten"…
😊
Nachricht…
🎤
🎉
Vorgang von Anfang bis Ende
2
Probleme der Mieterin · sauber abgewickelt
0
Mal musste Ihr Bewirtschafter eingreifen
⭐⭐⭐⭐⭐
Bewertung der Mieterin
⚖️
Mietrechtlich klar getrennt · Verwaltungs- vs. Mietersache
End-zu-End: Identifikation am Erstkontakt → Voice-Memo transkribiert → zwei Anliegen sauber nach OR Art. 259 differenziert → Vorgang inkl. SLA-Monitoring + Maler-Step abgeschlossen → Self-Service-Tipp gelöst ohne Eskalation → Rechnung auto-matched + im Zahlungs-Sammelauftrag (ISO 20022) bereit + Buchhaltungs-Daten exportiert. Der Bewirtschafter hat keinen einzigen Klick gemacht — vom Mieter-Anliegen bis ins Hauptbuch.
Steuerung & Compliance
Sie steuern. ailean handelt nach Ihren Regeln — konsequent, jedes Mal.
Live in Production
🎛 Operational Compliance — eingebaut, nicht zugekauft
Sie steuern. ailean handelt konsequent.
Zwei Quellen bestimmen, wie ailean reagiert: Was ailean von Haus aus mitbringt — und was Sie konfigurieren. Beide Schichten sind transparent. Jede Regel ist sichtbar, jede Wirkung überprüfbar.
🧠
Was ailean schon weiss
Trainiert · einsatzbereit · nicht zu konfigurieren
🇨🇭
Schweizer Mietrecht + DE/AT-Pendants · OR Art. 256 ff., Hausordnung-Konventionen, Verjährungsfristen
Firmen-Identität und Kontakt-Daten. Diese Werte werden in allen ailean-Antworten als Variablen aufgelöst — eine Änderung hier wirkt sich überall sofort aus.
Firmenname (offiziell)
Marke (Mieter-Anzeigename)
Wird als {firma} in Begrüssungs-Texten und Antworten aufgelöst.
📍 Wo wirkt das?
Die Mieter-Anzeige in WhatsApp, E-Mail-Signaturen, Bestätigungs-Mails. Die Marke ist das, was der Mieter liest — der Firmenname das, was rechtlich relevant ist.
📍 Wo wirkt das?
Anschrift für Hand-off-E-Mails, Bestätigungs-Schreiben, Rechtsbezogene Korrespondenz.
Diese Werte werden in jeder Hand-off-Antwort, in jedem Mängelbericht und in jeder Eskalations-Mail aufgelöst. Eine Änderung wirkt überall sofort.
📞
Diese Nummer kodiert der QR-Code rechts. Mieter scannen ihn beim Einzug auf dem Wegweiser oder im Mieter-Anschreiben — und der Chat startet sofort in WhatsApp.
📍 Wo wirkt das?
Mieter scannen einmal — der Chat-Kanal ist eingerichtet. Auf Wegweisern in der Liegenschaft, auf Mietverträgen, auf Hauswart-Aushängen. Niedrigste mögliche Schwelle für Mieter-Engagement.
Bewirtschafter erhält Kopie aller Handwerker-Korrespondenz— ailean ist im Lead, Bewirtschafter sieht mit.
Bewirtschafter erhält Kopie aller Mieter-Konversationen— Default aus, sonst Mailbox-Flut.
📍 Wo wirkt das?
Im Tagesgeschäft genügt der Analytics-Strom. CC-an-Bewirtschafter ist sinnvoll für Onboarding-Phase oder bei Bewirtschaftern die volle Sichtbarkeit wollen.
Heute laufen Aufträge aus GaraioREM heraus, die Rechnung geht zurück an GaraioREM, Zuordnung passiert automatisch. ailean schliesst diese Lücke ohne ERP-Anbindung: jeder Auftrag bekommt eine eindeutige Rechnungs-Inbox, ailean matcht eingehende Rechnungen automatisch und erstellt Zahlungsfiles fürs eBanking. Der Workflow ist hier vollständig konfigurierbar — die Live-Ausführung folgt mit Q4/2026. → Sneak Peek der Ansicht öffnen
Basis-Adresse (Ihre Firma)
Pro-Auftrag-Adresse (auto-generiert)
Format: re-{auftragsnr}-{token}@firma.ailean.re — der Handwerker sieht diese Adresse im Auftrags-Mail und schreibt seine Rechnung einfach dorthin. Match passiert über die Adresse selbst (100% sicher) plus zusätzlich OCR auf Referenz/Betrag.
📍 Wo wirkt das?
Im Auftrags-E-Mail an den Handwerker steht: „Bitte Rechnung an diese Adresse senden, Referenz im Betreff: A042". Auch wenn er das vergisst — die Inbox-Adresse selbst trägt die Auftrags-Nr. Match-Quote in der Praxis: 96–98% automatisch.
Auto-Freigabe wenn Betrag ≤ Kompetenzsumme + Toleranz ±5%— passt der Rechnungsbetrag zum Auftrag und ist innerhalb der Vollmacht, geht's direkt durch.
Immer Human-Review wenn Betrag > Kompetenzsumme— auch bei perfektem Match. Mensch-im-Loop bei höheren Beträgen ist nicht verhandelbar.
Human-Review wenn OCR-Konfidenz < 90%— PDF unklar, Beträge nicht extrahierbar, fehlende Referenz: lieber prüfen lassen.
Doppelzahlungs-Schutz— ailean blockt eine zweite Rechnung mit gleicher Referenz + ähnlichem Betrag.
Toleranz für Auto-Match (±%)
📍 Wo wirkt das?
Was nicht automatisch durchgeht, landet im Arbeiten-Modus → Tab „Rechnungen" zur Freigabe durch Sie. Der Default-Setup deckt typische Fälle ab — pro 1'000 Aufträge bleiben ~30–40 Rechnungen in der Human-Queue.
Hausbank · für CH-Spezifika in pain.001
Default-Zahlungsfrist
📍 Wo wirkt das?
Wirkt im Arbeiten-Modus → Tab „Zahlungen exportieren". Sie wählen die zu zahlenden Rechnungen, ailean generiert die XML-Datei nach pain.001-Standard mit Ihrer Bank-spezifischen IBAN-Validierung. Upload ins eBanking → Sammelauftrag freigegeben.
Pro Rechnung: Liegenschaft = Kostenstelle, Gewerk = Kostenträger. Die Buchhaltung bekommt vor-kontierte Daten, manuelle Erfassung entfällt.
📍 Wo wirkt das?
Schliesst den Kreis vom Mieter-Anliegen bis ins Hauptbuch. Die Buchhalterin importiert nur noch — keine Doppelerfassung mehr.
📋 Mieterspiegel einbringen
Damit ailean weiss, mit welchen Liegenschaften, Wohnungen und Mietern sie zu tun hat — und Tickets korrekt zuordnen + authentifizieren kann. Drei Wege, je nach Reife Ihrer ERP-Anbindung. ailean braucht keine ERP-Vollintegration. Was viele als „Hinderungsgrund" empfinden, ist in Wahrheit ein 30-Min-Setup.
1
📄
CSV einmalig hochladen
Schnellster Weg — exportieren Sie aus Ihrem ERP, ziehen die Datei rein. ailean macht den Rest.
⬇
Datei hier ablegen oder klicken
CSV · XLSX · XLS · max 50 MB
Funktioniert mit Exporten aus Garaio REM, WWImmo und gängigen anderen ERP-Systemen. Spalten-Mapping läuft automatisch — ailean erkennt Liegenschafts-, Wohnungs- und Mieter-Felder selbst.
2
🔌
Direkt-Integration
API-Anbindung — Daten synchronisieren live, ohne manuellen Export.
Propbase
Verfügbar
+ Weitere
in Roadmap
Aktuelle Live-Integration: Propbase. Weitere ERP-APIs sind in der Roadmap (Garaio REM, WWImmo) — bis dahin nutzen Sie Option 1 oder 3.
3
⚙
Automation einrichten
Tägliche / Event-basierte CSV-Übermittlung aus Ihrem bestehenden ERP — keine ERP-Änderung nötig.
Statt auf eine ERP-Vollintegration zu warten: 30-Min-Setup mit Ihrem IT-Verantwortlichen. Wir richten gemeinsam einen Job ein, der täglich (oder bei Änderung) eine aktuelle CSV an eine kundenspezifische ailean-E-Mail sendet. Danach läuft es im Hintergrund — Mieterspiegel ist immer aktuell.
Das ist der häufigste Weg für Verwaltungen ohne API-Anbindung — und trotzdem produktiv mit ailean live.
💡 Wichtig zu wissen: Die Daten-Übergabe ist der einzige technische Aspekt — und alle drei Wege sind in unter einem Tag aufgesetzt. Was viele Verwaltungen als „Hinderungsgrund" empfinden („wir müssen erst unser ERP integrieren"), stimmt schlicht nicht. ailean braucht den Mieterspiegel — nicht das ganze ERP.
🛠 Handwerker
Verzeichnis + Vollmachten an einem Ort. Verzeichnis = welche Handwerker betreuen welche Liegenschaft mit welchen Gewerken. Vollmacht & Budget = wie viel darf ailean ohne Rückfrage freigeben, was passiert im Notfall. Beides bildet die Grundlage damit ailean korrekt delegieren kann — analog zum Mieterspiegel auf der Mieter-Seite.
📋 Verzeichnis · Stammdaten
📥 Liste hochladen
Excel/CSV oder direkt aus Ihrem ERP. ailean parsed alle Stammdaten und ergänzt fehlende Felder im Onboarding-Dialog.
📂
Datei hierher ziehen oder klicken
.xlsx · .csv · ERP-Export aus Garaio REM / Immopac / ImmoTop2
💡
ailean schlägt vor:
Liegenschaft Goldauerweg 8, Zürich hat noch keinen Sanitär-Partner. Wasser AG betreut bereits drei benachbarte Liegenschaften — soll ich Sie für Goldauerweg 8 mit den Gewerken Sanitär · Wasser + Heizung zuweisen?
8 Handwerker × 12 Liegenschaften · 0 Zuordnungen
⚡ Gewerk-Preset · Standard-Vorauswahl in einem Klick
Wählen Sie ein Gewerk-Profil — alle relevanten Sub-Items werden automatisch zugewiesen, ohne dass Sie jedes einzeln klicken müssen.
🪵 Schreinerei · Standard-Paket
14 Sub-Items · ~95% aller Schreiner-Anliegen abgedeckt
Diesem Handwerker × ALLE 12 Liegenschaften → 1 Klick
Für Generalisten oder Pikett-Partner die portfolio-weit eingesetzt werden (z.B. 24/7-Sanitär oder Elektro-Notfall).
📍 Wo wirkt das?
In der Praxis: 500 Handwerker × 20'000 Liegenschaften ergeben 10 Mio. potenzielle Zellen — kein Mensch klickt das einzeln. Drei Geschwindigkeits-Hebel: (1) Gewerk-Preset wählt automatisch alle passenden Sub-Items, (2) „Alle Liegenschaften zuweisen" für Pikett-Partner mit einem Klick, (3) ailean schlägt fehlende Zuordnungen aktiv vor (Lücken-Report). In Realität setzen Bewirtschafter ihr komplettes Verzeichnis in unter 30 Min auf — nicht in Tagen.
🛠 Verzeichnis verwalten · Leistungen + Liegenschafts-Zuordnung + Kompetenzsumme
Pro Handwerker: welche Liegenschaften betreut er, welche Gewerke kann er, welches Budget pro Auftrag darf ailean ohne Rückfrage freigeben.
💡 So weisen Sie Sub-Leistungen zu: Klick auf den Button ✏️ Leistungen rechts neben jedem Gewerk-Namen öffnet einen Editor mit allen Sub-Leistungen (z.B. Schreinerei: Türschloss, Türrahmen, Fensterbeschlag …). Quick-Buttons „alle wählen" oder „nur Standard-Paket" beschleunigen den Setup.
Bei einer eingehenden Mängelmeldung matcht ailean automatisch: Liegenschaft → zuständige Handwerker mit passendem Gewerk → ranking nach SLA-Score & Distanz. Sie pflegen das Verzeichnis einmal — die Zuordnung passiert immer korrekt + ohne manuelles Suchen.
📚 Dienstleistungs-Katalog · Was bieten Sie an?
💡
Verwaltungsstandard pro Handwerker-Typ.
Definieren Sie einmal pro Spezialisierung, welche Sub-Leistungen zu Ihrem Standard-Repertoire gehören.
ailean nutzt das beim Auto-Match (Anliegen → richtige Spezialisierung) und beim Onboarding neuer Handwerker (Default-Skills aus Branche).
Klicken Sie eine Kategorie an, um die Sub-Leistungen zu sehen + auszuwählen.
Bei jedem Mängel-Vorgang prüft ailean: passt das in die freigegebenen Kategorien? Sonst → Bewirtschafter-Freigabe nötig.
CHFpro Auftrag
Bis zu diesem Betrag beauftragt ailean direkt — ohne Bewirtschafter-Rückfrage. Pro Liegenschaft individuell überschreibbar in der Liegenschafts-Sektion.
📍 Wo wirkt das?
Übersteigt ein Auftrag das Limit, holt ailean automatisch eine Bewirtschafter-Freigabe ein — mit Diagnose, Foto, Kostenschätzung. Unter dem Limit: ailean beauftragt direkt.
CHFpro Auftrag
Bis zu diesem Betrag darf der Handwerker direkt anpacken — ohne vorher eine Offerte einzuholen. Über dem Limit: Offerte → Bewirtschafter-Freigabe → Auftragserteilung. Pro Handwerker individuell überschreibbar im Verzeichnis oben (Spalte „Kompetenzsumme").
📍 Wo wirkt das?
Zwei Limits, zwei Aktoren: ailean-Vollmacht entscheidet ob ailean autonom beauftragt. Kompetenzsumme entscheidet ob der Handwerker direkt anpackt oder zuerst eine Offerte schickt. Bei vertrauenswürdigen Handwerkern (z.B. Pikett-Service) höhere Kompetenzsumme = schnellere Resolution für den Mieter.
📍 Wo wirkt das?
Bestimmt, wie viel Mieter und Handwerker direkt kommunizieren — vs. ailean als Vermittler. Datenschutz-relevant: Mieter-Telefonnummer wird nur geteilt wenn explizit erlaubt.
📍 Wo wirkt das?
Bei einer Wasser-, Strom- oder Heizungs-Notfall-Erkennung in Echtzeit ausgelöst. Der hinterlegte Notfall-Handwerker bekommt sofort die Standard-Notfall-Nachricht, mit allen Variablen aufgelöst.
📍 Wo wirkt das?
Pikettzuschlag wird im Auftrag explizit genehmigt — der Handwerker muss nicht zwischendurch beim Bewirtschafter rückfragen. Geschwindigkeit zählt im Notfall.
🎙 Tonalität & Sprache
Wie ailean sich bei jedem Erstkontakt vorstellt — und in welchem Ton sie kommuniziert. Diese Regeln gelten für jede Mieter-Konversation.
Die erste Nachricht, die jeder Mieter bei jedem neuen Vorgang sieht — auf WhatsApp, E-Mail, im Telefon-Assistenten.
ailean
Guten Tag — ich bin ailean, der digitale Assistent von Verwaltungs AG…
📍 Wo wirkt das?
Jede ailean-Antwort durchgängig. Automatik-Modus passt sich pro Mieter an, einmal erkannt bleibt sie konsistent.
🌐
ailean spricht alle gängigen Sprachen — automatisch.
Mieter schreiben in ihrer Muttersprache, ailean antwortet darin — ohne Konfiguration. Sprache wird pro Konversation erkannt und konsistent gehalten. Hinweis: das Bewirtschafter-Dashboard ist aktuell auf Deutsch / Englisch / Französisch / Italienisch übersetzt — die Mieter-Kommunikation davon unabhängig.
📍 Wo wirkt das?
Erst-Erkennung beim Eingang (E-Mail-Sprache, WhatsApp-Voicemessage-Transkription, Telefon-Voice). ailean bleibt dann konsequent in dieser Sprache — bis der Mieter selbst wechselt.
📍 Wo wirkt das?
Wenn ailean an Bewirtschafter eskaliert: in welcher Sprache kommt die Zusammenfassung? Original-Mieter-Text wird immer beigefügt, damit nichts verloren geht.
⏱ SLA & Eskalations-Logik
Wie schnell ailean reagieren muss und wann sie Bewirtschafter / Handwerker mahnt. Pro Schweregrad einstellbar.
⚠️ Unzumutbare Einschränkung
Wasserleck, Stromausfall, Heizung ganz aus, Schloss kaputt
Bei Auftrags-Stille mahnt ailean automatisch — der Mieter sieht nie eine Funkstille. Bei wiederholtem Ausbleiben einer Reaktion wandert das Ticket aus der Hand der Maschine in die des Bewirtschafters.
🎯 Auto-Trigger & Mensch-Übergabe
Unabhängig von Anfrage-Kategorie: Wann zieht ailean automatisch die Hand-Bremse und übergibt an einen Menschen — auch wenn die Konfiguration anders entscheiden würde? Das ist die letzte Sicherung.
Wird in jeder Sprache erkannt (auch in Synonymen und Voicemessages-Transkriptionen).
📍 Wo wirkt das?
ailean unterbricht die normale Klärung, sendet eine Empathie-Antwort an den Mieter („Ich höre Sie — ein Mensch übernimmt jetzt"), und alarmiert den Bewirtschafter sofort — auch ausserhalb der Bürozeit.
📍 Wo wirkt das?
ailean misst Mieter-Sentiment kontinuierlich (Tonalität, Wortwahl, Wiederholungs-Frequenz). Bei Schwellen-Unterschreitung: proaktiver Vor-Ort-Vorschlag an den Bewirtschafter.
📍 Wo wirkt das?
Wiederholungs-Pattern sind das stärkste Asset-Health-Signal. ailean erkennt sie im Mieter-Verhalten und macht sie sichtbar, bevor sie zur Reklamation eskalieren.
📍 Wo wirkt das?
Genau diese Nachricht erhält der Mieter, wenn ailean einen Auto-Trigger zieht. Sie ist die Brücke zwischen Maschine und Mensch — Ton entscheidet hier alles.
ailean
Ich verstehe, dass das frustrierend ist…
📊 Bewirtschafter-Performance — wie wird gemessen, wer sieht was
Heikles Thema · transparent gemacht. ailean misst nur, was operativ relevant ist — nie persönliche Ratings ohne Rückfrage. Sie definieren, welche Metriken aktiv sind und wer sie sieht. Standardmässig sehen Bewirtschafter ihre eigenen Werte; aggregierte Vergleiche nur in der Geschäftsleitungs-Sphäre.
⚠️
Grundprinzip: ailean misst Prozesse, nicht Personen. Jede Metrik hat einen Zweck (operative Optimierung) und eine Sichtbarkeits-Stufe. Bewirtschafter sehen ihre eigenen Daten · Geschäftsleitung sieht aggregierte Vergleiche · Anonymisierung kann pro Metrik aktiviert werden.
📐 Aktive Metriken
Was wird gemessen · wer sieht es · ein/aus-schaltbar
SLA-Score (Antwortzeit auf Mieter)
Zweck: wann ailean eskalieren soll, wenn Mieter zu lange warten
Bewirtschafter selbst ✓Team-Lead ✓Geschäftsleitung ✓
Reaktionszeit ⌀ pro Vorgang
Zweck: Workload-Erkennung · ailean schlägt Lastausgleich vor
Bewirtschafter selbst ✓Team-Lead ✓Geschäftsleitung anonymisiert
Eskalationsquote
Zweck: Identifiziert Liegenschaften mit strukturellen Themen — keine Bewertung des Bewirtschafters
Bewirtschafter selbst ✓Team-Lead ✓Geschäftsleitung ✓
Mieter-Sentiment-Score (NPS-ähnlich)
Zweck: Frühwarn-Signal für stille Konflikte — wird stets pro Liegenschaft aggregiert, nie pro Bewirtschafter ausgewiesen
Bewirtschafter selbst ✓Team-Lead aggregiertGeschäftsleitung aggregiert
Anteil ailean-autonom geklärt
Zweck: Zeigt Entlastung — Bewirtschafter mit hohem Anteil können mehr Liegenschaften übernehmen
Bewirtschafter selbst ✓Team-Lead ✓Geschäftsleitung ✓
Persönliches Ranking gegen Kollegen
Bewusst deaktiviert: wir empfehlen Vergleiche immer auf Liegenschafts-Ebene, nie als persönliche Rangliste — sonst leidet die Datenkultur
deaktiviert
👁 Sichtbarkeits-Modus · Standard
Wie aggressiv sollen Daten geteilt werden?
📍 Wo wirkt das?
Wirkt in Analytics → Sphäre "Mensch & Vendor". Was hier aus ist, taucht dort gar nicht auf — auch nicht für Sie. Datenschutz + DSGVO Art. 6(1)(b) bleiben vollständig konform: gemessen wird operative Performance, nicht Persönlichkeit.
🤝 Antwort-Verhalten pro Anfrage-Typ
Was sagt ailean, wenn ein Mieter etwas anfragt, das nicht direkt eine Mängelmeldung ist? Pro Kategorie ein bearbeitbares Antwort-Template — Variablen werden zur Laufzeit aufgelöst.
Bei Bedrohungen oder Beleidigungen: ailean schliesst die Konversation freundlich, dokumentiert den Vorgang und alarmiert den Bewirtschafter mit dem vollen Verlauf.
Hi! Möchten Sie Reinigungsdienste zu günstigen Preisen für Ihre Liegenschaft?
ailean
…
📄 Auftrags-Mails · wer sieht was
Wenn ailean bei einem Mangel einen Auftrag erstellt, gehen drei E-Mails raus: Mieter erhält eine Bestätigung, Bewirtschafter sieht den vollständigen Vorgang im Dashboard, Handwerker bekommt das Aufgebot mit allem was er für den Termin braucht. Pro Empfänger ein eigener Datenfeld-Satz — Privacy by configuration.
Datenfeld
Mieter
Bewirtschafter
Handwerker
Zusammenfassung
Liegenschaftsname
Amtliche Wohnungsnummer
Liegenschafts-Adresse
Auftrags-/Mängelbericht-ID
Datum der Meldung
Mieter-Name
Mieter-Telefonnummer
Mieter-E-Mail-Adresse
Mangelbeschreibung
Beschreibung (Klartext aus Mieter-Konversation)
Schweregrad-Klassifikation
Datum der Entdeckung (vom Mieter)
Foto / Voice-Memo des Mieters
Erforderliche Massnahmen
Dringlichkeits-Stufe
Zugewiesene Handwerksgattung
Zugewiesener Handwerker-Kontakt
Geschätzter Termin / Kostenrahmen
Genehmigte Auftrags-Höhe / Kompetenzsumme
Audit & Compliance
Voller Konversations-Verlauf (DSGVO Art. 6)
Aufbewahrungsfrist (10 Jahre Mietvertrag)
📍 Wo wirkt das?
Bestimmt das Tempo: Automatisch bedeutet der Handwerker bekommt das Aufgebot direkt — Mieter sieht „in Bearbeitung", Bewirtschafter sieht im Dashboard mit. Manuell bedeutet bis zu 24h Verzögerung, aber volle Kontrolle des Bewirtschafters über jeden ausgehenden Auftrag.
🔒 Hard-Limits — was ailean nie automatisiert
By design, nicht editierbar. Diese Themen werden zu 100% an Bewirtschafter übergeben — die Trust-Boundary unseres Produkts.
🛡 Warum das uneditierbar ist: Diese Hand-offs sind die Grundlage des Vertrauens, das ailean bei Mietern und Bewirtschaftern aufbaut. Wenn die Maschine entscheiden würde, würde sie Verantwortung übernehmen, die einem Menschen gehört. Das wollen wir nicht — und das wollen unsere Kunden auch nicht.
📅 Bürozeiten & Erreichbarkeit
Wann ist „innerhalb der Bürozeit" und wann „ausserhalb" — entscheidet, ob ailean Bewirtschafter sofort kontaktiert oder bis zum nächsten Werktag wartet.
An Feiertagen kommuniziert ailean wie ausserhalb der Bürozeit — Mieter erhalten klare Hinweise, wann der Bewirtschafter wieder erreichbar ist.
📍 Wo wirkt das?
Im Demo-Mock: 65% aller Mieter-Anfragen kommen ausserhalb dieser Zeiten — ailean hat sie bereits geklärt, bevor der Bewirtschafter morgens am Schreibtisch sitzt.
⚙ Automation einrichten · Checkliste
Schritt-für-Schritt für Ihren IT-Verantwortlichen — typisches Setup < 1 Tag
Kundenspezifische ailean-E-Mail erhalten
Sie erhalten eine eindeutige Adresse wie roster-{firmaslug}@in.ailean.re. Nur Ihr Account hat Zugriff darauf — die CSV-Datei kann nicht an Drittparteien weitergeleitet werden.
ERP-Export-Job einrichten
In Ihrem ERP (Garaio REM, WWImmo, Propbase oder anderes) einen täglichen Export-Job konfigurieren, der eine CSV mit folgenden Spalten generiert:
liegenschaft_id
liegenschaft_name
liegenschaft_adresse
wohnung_nr
mieter_name
mieter_email
mieter_tel
mietverh_status
einzug_datum
auszug_datum (optional)
💡 Falls Ihr ERP Event-basierte Trigger unterstützt (Webhook bei Mieterwechsel): noch besser — der Spiegel ist live aktuell.
SMTP-Versand konfigurieren
Den Job so einstellen, dass er die CSV als Anhang an die ailean-E-Mail sendet. Die meisten ERPs können das nativ — sonst genügt ein einfacher Cronjob (Python/Bash) der den Export per sendmail verschickt. ailean stellt Beispiel-Skripte für Linux/Windows zur Verfügung.
Erster Testlauf + Diff-Report
Sie senden die erste CSV manuell. ailean validiert das Schema und gibt einen Diff-Report („X Mieter neu, Y geändert, Z gelöscht") — Sie bestätigen den Initial-Stand. Erst dann wird der Spiegel produktiv geschaltet.
Live-Schaltung & Monitoring
Ab dann läuft die Automation. Bei jedem Empfang einer CSV wird der Spiegel aktualisiert — mit Audit-Log. Im Dashboard sehen Sie wann zuletzt synchronisiert wurde und ob Validierungs-Fehler aufgetreten sind. Bei Fehlern: automatische Benachrichtigung an Ihren IT-Verantwortlichen.
💬 Wir sind dabei. Beim Setup-Termin ist Ihr ailean-Onboarding-Lead 60 Min direkt mit Ihrem IT-Verantwortlichen am Bildschirm. Wir bringen Beispiel-Konfigurationen für Garaio REM und WWImmo mit. Die meisten Setups sind in unter einem Tag produktiv — und bleiben es.
Demo-Modus: Änderungen werden nicht persistiert. In Production: Versionierung + Audit-Log pro Setting-Änderung.
Rechnungen & Zahlungen
Auftrag → Rechnung → Zahlung · ohne ERP-Anbindung · ailean schliesst die Lücke zu GaraioREM
🚧
Future Feature · Sneak Peek — diese Ansicht zeigt einen geplanten ailean-Workflow. Wir bauen ihn aktuell, um die GaraioREM-Lücke zu schliessen: Aufträge laufen über ailean → Rechnungen kommen zurück an ailean → automatisches Matching → Zahlungsfile fürs eBanking. Roadmap: Q4/2026.
Diesen Monat eingegangen
47
Rechnungen total
Auto-matched
44
94% · ohne Klick durch
Brauchen Sie
3
manuelles Matching
Match-Quote 30T
96%
↑ 4pp vs. Vormonat
⚠️ Brauchen Ihre Aufmerksamkeit · 3 Rechnungen
ailean hat versucht zu matchen — kann ohne Sie aber nicht weiter. Klicken Sie auf eine Zeile, um Vorschau + Aktionen zu sehen.
Storen-Service · #A024 Lamellen-Tausch · ⏱ Skonto 2% bei Zahlung diese Woche
Limmatquai 32
20.04.2026
in 6 T
CHF 950.00
Wasser AG · #A022 Verstopfung Bad
Im Grünmoos 14
15.04.2026
in 1 T
CHF 540.00
Elektro Blitz · #A021 FI-Schalter
Musterstrasse 3
14.04.2026
heute fällig
CHF 785.00
↩️
camt.054 · Bank-Rückfluss automatisch matchen
Nach Ausführung des Sammelauftrags lädt Ihre Bank eine Belastungsanzeige (camt.054 XML). Wenn Sie die hier hochladen, schliesst ailean die Rechnungen automatisch + bucht im Buchhaltungs-Export. Damit ist der Kreis Mieter-Anliegen → Rechnung → Zahlung → Buchhaltung komplett.
Mieter melden viele Falschparker auf Liegenschaft Musterstrasse 3
Ticket #2098 · 4 Mieter haben sich diese Woche gemeldet
⏱ Reaktion bis heute 17:00
ailean
Operative KI für Immobilienverwaltungen
Das ist nicht Zukunft. Das läuft. Heute.
Was heisst „Operative KI"?
Eine digitale Mitarbeiterin, die rund um die Uhr Mieter-Anfragen entgegennimmt, klärt und im Hintergrund den Handwerker organisiert. Ihr Bewirtschafter sieht nur die Fälle, bei denen es einen Menschen wirklich braucht — und hat wieder Zeit für Eigentümer und Strategie.
Während Sie das hier lesen, klärt ailean Mieteranfragen — in jeder Sprache, rund um die Uhr — und gibt nur die ~36% an Ihren Bewirtschafter weiter, die wirklich einen Menschen brauchen.
Heute vs. mit ailean · ein Arbeitstag
Wo Bewirtschafter:innen heute Zeit verlieren.
Egal ob 50 oder 500 Wohnungen pro Person — die Aufgaben-Mischung ist immer dieselbe. Operatives frisst den Tag. Was übrig bleibt für Eigentümer + Strategie ist ein schmaler Streifen.
Heute · ohne ailean
Wert-Zeitschmaler Streifen
📞 AnrufeErstkontakt & Rückrufe
🔍 Mängel auswerten+ Rückfragen
🛠 HandwerkerTermine + Updates
📊 ERP-PflegeDoku + Status
📧 Mailssichten
⭐Wert
↓ mit ailean übernimmt das Operative
Mit ailean
Wert-Zeitder ganze Tag
🚨 Eskalationenbewusst entscheiden
🏛 EigentümerTermine + Pflege
🎯 Strategie+ Werterhalt
📈 Akquiseneuer Mandate
Zeit zurück für das, wo der Mensch zählt.
Anrufe, Mängel-Klärung, Handwerker-Updates, ERP-Pflege, Mail-Triage — fünf Aufgaben, die heute den Tag fressen.
ailean übernimmt sie autonom. Ihr Team macht wieder Bewirtschaftung — Eigentümer, Strategie, Werterhalt, Akquise.
Wir sind keine Tech-Firma die Verwaltungen erklärt, was ihr Job ist. Unser Team kennt beide Seiten — Bewirtschaftungs-Operativ und Real-Estate-Investoren-Strategie. Bevor wir ein Feature gebaut haben, sassen wir mit Stoppuhr neben Bewirtschafter:innen.
Vier Bewegungen · läuft mit oder ohne ailean
Die Frage ist nicht „nutze ich KI". Sondern „bin ich vorbereitet".
👥
~40%
der Bewirtschafter gehen in den nächsten 10 Jahren in Pension
Junge Talente gehen in Tech-Firmen — wer skaliert mit weniger Personal?
📱
24/7
erwarten Mieter heute Antworten — auch sonntags
Wer mit Banking-Apps gross wurde, wartet keine 8 Stunden mehr
🏛
Mandate
Eigentümer + Pensionskassen fragen aktiv nach KI-Reife
Bei jeder Neuvergabe steht die Frage im Pflichtenheft — wer keine Antwort hat, fällt durchs Raster
📉
3–4%
mehr Marge — bei halbiertem Aufwand
Verwaltungs-Margen sind seit 2020 unter Druck. Operative KI gibt Luft.
Aus dem Live-Betrieb · Nov 2025 – April 2026 (6 Monate)
68%
Automatisierungsrate · 611 von 898 Anfragen ohne Bewirtschafter-Eingriff
10 Sek
Antwortzeit Median — einstellig über alle Wohnungen
Datentransparenz wie ein Asset Manager sie erwartet — auditierbar, exportierbar, vergleichbar über Portfolios.
✓
KI-Reife als Standortvorteil bei Mandats-Vergabe.
Pensionskassen + institutionelle Investoren fragen aktiv danach. Ihre Verwaltung steht in der Antwort vorne.
Vier Gruppen, ein System. Niemand wird zugunsten eines anderen geopfert — Mieter-Zufriedenheit, Team-Entlastung, Verwaltungs-Skalierung und Eigentümer-Transparenz wachsen gemeinsam, nicht gegeneinander.
Vom Anruf bis zur Zahlung · in einem Fluss
Sieben Schritte. Ihr Team klickt nicht durch.
So sieht ein typischer Mängel-Vorgang mit ailean aus. Klick auf einen Schritt — Sie sehen genau diese Funktion in der Live-Demo.
📨
1
Mieter meldet
Per WhatsApp, Mail oder Sprachnachricht — in seiner Sprache
→
🧠
2
ailean klärt
Stellt Rückfragen, fordert Foto an, ordnet rechtlich ein
→
📋
3
Vorgang erstellt
Mit allen Daten · Bewirtschafter sieht es im Dashboard
→
🛠
4
Handwerker beauftragt
Den richtigen für die Liegenschaft — bis zu Ihrem Budget
→
📅
5
Termin direkt
Handwerker ruft Mieter an · ailean wartet auf Bestätigung
→
💰
6
Rechnung kommt rein
ailean ordnet sie automatisch dem richtigen Auftrag zu
→
💸
7
Zahlung & Buchhaltung
Sammelauftrag fürs eBanking · Daten gehen vor-sortiert in die Buchhaltung
Wo die KI aufhört — bewusst
Bei wichtigen Entscheidungen ist immer ein Mensch dran.
Konservative Verwaltungen wollen wissen, wo die Grenze ist. Hier ist sie — bewusst eng gezogen.
✕Keine rechtsverbindlichen Aussagen. Sobald es um Kündigung, Mietzins-Streit oder Schlichtungs-Verfahren geht, übergibt ailean an den Bewirtschafter.
✕Keine Aufträge über Ihrem Budget. Egal wie eindeutig der Fall ist — über der von Ihnen definierten Summe entscheidet immer ein Mensch.
✕Keine Mieter-Daten ohne Freigabe. Telefonnummern und Adressen werden nur weitergegeben, wenn Sie das explizit erlauben (DSGVO-konform).
✕Keine Daten ohne Protokoll. Jede Änderung, jede Eskalation, jeder Eingriff ist nachvollziehbar — auch nach Jahren.
Sofort up & running
Kein Implementierungs-Projekt. Keine Wochen-Schulung. Kein ERP-Wechsel.
ailean wird in Wochen produktiv, nicht in Quartalen — weil es sich an Sie anpasst, nicht umgekehrt.
1
Keine ERP-Integration nötig.
ailean läuft eigenständig nebst Ihrem bestehenden Tech-Stack. ailean braucht keine ERP-Integrationen, lediglich einen regelmässigen CSV-Export Ihres Objekt- und Mieterspiegels.
2
Kein Team-Training.
ailean lernt aus Ihren historischen Daten — wie Sie kommunizieren, welche Handwerker zu welchen Liegenschaften, was Ihre SLA-Logik ist. Nicht umgekehrt.
3
Live in Wochen.
Vom Vertrag bis zum ersten autonom geklärten Mieter-Anliegen liegen Wochen, nicht Monate. Ihr Team arbeitet weiter — ailean lernt parallel mit.
4
Direkter Draht zum Founding-Team.
Wir sitzen daneben bis die Abläufe sauber durchgelaufen sind — keine Doku, kein Ticket-System, keine zweite Eskalations-Stufe. Sie haben unsere Nummer.
Live seit Nov 2025
5 neue Verwaltungen pro Quartal.
Weil jeder Onboarding-Lead 60 Tage exklusiv 1-zu-1 mit Ihnen arbeitet. Sorgfalt, nicht Beta-Status.
Q2 / 2026
Ausgebucht
Q3 / 2026
2 Slots offen · Onboarding-Start Juli
Q4 / 2026
5 Slots offen · Onboarding-Start November
Q1 / 2027
5 Slots offen · ab Februar 2027
Was Sie bekommen
Live-Schaltung in 4 Wochen
Onboarding-Lead 60 Tage · 1-zu-1
Direkter Draht zum Founding-Team
DE/EN/FR/IT · OR-Mietrecht ab Tag 1
Wann es passt
≥ 500 Wohneinheiten
1 Bewirtschafter:in als Sparring-Partner
C-Level-Entscheid „wir rollen aus"
Bereit für institutionelles Daten-Modell
Stand Mai 2026 · reale Verfügbarkeit. Wenn Q3 belegt ist, geht's ehrlich in Q4.
Operative KI ist nicht mehr Zukunftsmusik.
Sie läuft. Heute. Bei mehreren Verwaltern.
Die Frage ist nicht ob Ihre Verwaltung autonom wird — sondern wann, und ob Sie es selbst gestalten oder nachziehen.
Wer jetzt startet, hat in einem Jahr eingespielte Abläufe, ein eingerichtetes ailean und ein Team das gelernt hat damit zu arbeiten. Wer 2027 startet, fängt von vorne an — während die anderen bereits Eigentümer mit Zahlen überzeugen.
Wer hinter ailean steht
7 Menschen. Zürich & Budapest. Tagtäglich am Produkt.
Gegründet von Unternehmern, die den Bewirtschafter-Alltag selbst kennen — und Software-Veteranen, die KI lange vor dem Hype gebaut haben. Klein genug, um schnell zu liefern. Erfahren genug, um es richtig zu bauen.
🧭
Alexandros Tyropolis
Co-Founder & CEO
📍 Zürich
Unternehmer mit Leidenschaft für Innovation und Immobilien. Kennt den Bewirtschafter-Alltag aus erster Hand — als Inhaber eigener Immobilienunternehmen trägt er die Lasten der Branche selbst.
KI-Unternehmer lange vor dem Hype. Hat unzählige Software-Produkte gebaut und brennt dafür, komplexe Sachverhalte schnell, pragmatisch und nutzerorientiert umzusetzen.
Vom ersten Tag dabei. Hält Team und Produkt zusammen, übersetzt die Vision der Gründer Sprint für Sprint in funktionierende Releases. Unser Vibe-Coding-Hero.
Vom ersten Tag dabei. Macht aus wilden Brainstormings strukturierte Pläne — und stellt sicher, dass jedes Feature im echten Bewirtschafter-Alltag funktioniert.
🛠
Daniel Flach
Technical Lead
📍 Budapest
Verwandelt Visionen, Flussdiagramme und Prototypen Sprint für Sprint in getestete, produktionsreife Features. Sorgt dafür, dass aus Vibe-Coding belastbare Software wird.
✨
David Ferencz
Front-End Developer
📍 Budapest
Bringt das Dashboard zum Glänzen. Pixel-genaue Frontends mit dem Auge fürs Detail, das Bewirtschafter sofort spüren — von der ersten Animation bis zur letzten Hover-State.
🏗
Bence Nguyen
Senior Full-Stack Engineer
📍 Budapest
Die ruhige Hand für die schwierigen Probleme. Stack-übergreifende Architektur — vom Datenmodell über die API bis zur Frontend-Integration. Wenn etwas robust laufen muss, steckt Bence dahinter.
30 Min · ohne Verkaufs-Druck · ich zeige, Sie entscheiden
Lassen Sie uns über Ihre Q3-Onboarding-Position reden.
30 Min am Telefon oder via Zoom. Ich frage 5 Fragen über Ihren operativen Alltag, zeige die Demo an Ihren konkreten Liegenschaften, und sage Ihnen ehrlich ob ailean jetzt schon für Sie passt — auch wenn die Antwort „noch nicht" lautet. Kein Pitch-Theater.
Alexandros Tyropolis
CEO & Co-Founder · ailean Real Estate Technologies AG
Sie sehen ailean bei der Arbeit. Nicht Ihren Bewirtschafter.
So erreichen Mieter ailean
📨
Brief der Verwaltung mit QR-Code
→
📱
QR scannen öffnet WhatsApp
→
💬
24/7 schreiben in jeder Sprache
Kein Login, keine neue App. WhatsApp ist auf rund 98% der Schweizer Smartphones schon installiert. Der QR-Code hängt auch im Treppenhaus.
Was hier gleich parallel passiert — Mieter-Anliegen klären, Mängel triagieren, Handwerker beauftragen, Updates verschicken — läuft alles autonom. Gleichzeitig. Im Hintergrund.
Ihr Team sieht davon nichts. Bewirtschafter:innen bekommen nur die Fälle auf den Tisch, bei denen es wirklich einen Menschen braucht.
Ungewöhnlich? Ja. So sieht KI-Operation aus.
Bevor Sie starten · 20 Sekunden
Eine Geschichte. Ein Vorgang. Von Anfang bis Ende.
Der Vorgangs-Lifecycle in 5 Schritten
📱
Mieter meldet via WhatsApp
→
🧠
ailean klärt + qualifiziert
→
🛠
Handwerker erledigt
Sie sehen links das Bewirtschafter-Dashboard, rechts die Mieter-Sicht in WhatsApp. Der Vorgang wird Schritt für Schritt durchgespielt — Sie können in Ruhe verfolgen, was passiert.
Das ist die ruhige Version der Demo. Hier sehen Sie EINEN Vorgang in EINER Geschichte — kein Tagesgeschäft mit dutzenden parallelen Fällen.
Wenn Sie das Tagesgeschäft mit allen parallelen Vorgängen sehen wollen, klicken Sie oben rechts auf „Tagesgeschäft sehen".
·
Skill-Editor · Sub-Leistungen wählen
Gewerk · Handwerker
Welche Sub-Leistungen kann dieser Handwerker abdecken?
0 von 0 ausgewählt
💡 ailean nutzt diese Auswahl beim Auto-Match: Anliegen → passender Handwerker.
Skills-Matrix · Welcher Handwerker kann was?
Skills-Matrix
Klicke auf eine Zelle, um eine Leistung zu (de-)aktivieren. Spalten = Sub-Leistungen · Zeilen = Handwerker.
💡 Klick auf Zellen = einzeln togglen · Klick auf Zeilen-Label = ganze Zeile setzen · Klick auf Spalten-Label = ganze Spalte setzen